第２回　情報システム部の業務と役割とは？

前回、情報システム部の部署や機能の体制についてお話ししましたが、「実際にどんなことをしているの？」「どんな質問なら聞いてもいいの？」「怪しげな部署」というイメージをお持ちの方も沢山いらっしゃると思います。

そこで、仮にあなたの会社に情報システム部の部署や機能があった場合、ちゃんと活用できてますか？おそらく多くの方が「いいえ」と答えるでしょう。それは、どんな存在なのかわからないので何をお願いできるかわからないからです。

でも、待ってください！もし、あなたの会社に情報システム部があるのであれば活用しない手はないです！

近年、IT技術は企業においてなくてはならない存在へと変わりつつあります。そんな中、ITの力で困っている事をすんなり解決してくれたり、業務を楽にしてくれるかもしれない素敵な部署なのです。そんな情報システム部の仕事っぷりを一緒に見ていただき、ご自身の会社で活用できそうなことがあればどんどん活用していきましょう。

注意：企業によって情報システム部の位置づけは異なるので一般的な内容ということでお話ししますね。

情報システム部の業務と役割とは？

情報システム部という部署では、一般的にはメールやプリンタの設定、インターネットやエクセル・ワードの使い方などを相談に乗ってくれるITに関するヘルプデスクのような業務からインターネットに関するネットワークや基幹システムの運用・保守といったシステム関係の管理まで行われています。

例えば、新しい従業員を雇用した場合にその従業員用にパソコンの準備やインターネット、メールの設定などが必要になります。
また、会社によっては各部署の業務内容を把握し、その部署が抱えている課題に応じてIT技術を用いた業務改善等を求められる事もあり、ニーズに合わせて臨機応変に対応できる幅広い知識が担当者に求められます。

それでは、担当者さんの能力や経験などによっても多少異なりますが、どのような事を具体的にお願いできるのかお話ししましょう。

【２】ITを屈指して経営戦略を支えるシステムの企画

「えっ、経営戦略？」っと思いました？ 一見、経営とは無縁に思える情報システム部。しかし、実際には現状の業務を把握や分析したうえで業務改善や新しい企画・事業の展開などIT技術を屈指して経営戦略を行うことが可能なのです。

例えば、帳票を紙で管理している為、営業部や製造部、経理部などへ共有するのに時間がかかっているがIT技術を用いてどうにかできないか検討したところ、低コストかつ簡単な方法案として帳票のPDF化（読み方：ぴーでぃーえふか。PDFという種類の形式で電子化するということ）や写真などデータ化してメールで一斉共有したり、少しコストはかかってしまうが帳票の元データを基幹システムで管理し、入力から帳票の作成、表示から出力まで行えるようなシステムを作るなどコストや要望などに応じていろいろな方法を生み出すことができます。

しかし、こちらは担当者の力量にかかってしまうので現状の把握不足や経験や知識不足からくる対応能力が乏しい場合には結果が伴わないので、現場との聞き取りなどをもれなく行える様なコミュニケーションスキルやマネジメントスキルなどITの知識以外の能力も求められまます。
そのような有能な人材を確保することは容易ではなく、外部委託会社に依頼する場合もコストがかさむのでここまでを求める中小企業は少ないかと思います。

＜お悩み例＞

　＊紙ベースの発注・売り上げ状況等を電子化し、システム上で管理して次の営業戦略を立て易くしたい。

　＊自社のウェブサイトにおいて簡単な問い合わせだけでも自動で即時回答できるようにして訴求力を高め

　　顧客取得に繋げたい。

　＊発注書や出荷確定情報の送信、検収書など手書きで作成しているものを受発注管理から請求管理までを

　　システム管理して卸と小売の間で円滑に取引が行えるようにして商談をスムーズに進めたい。

【３】専用のシステムの開発や運用・保守

IT技術を駆使すれば顧客管理はもちろん、企業間電子データ交換/受発注システム（EDI 読み方：イーディーアイやEOS 読み方：イーオーエスと言われるもの）、請求管理、商品管理などの生産管理まで自社の莫大な情報を専用の基幹システムを用いて容易に管理することが可能です。まず、管理するためには対象規模、業務フローの把握、改善点などの洗い出しなど業務を把握していなくてはシステムを作ることはできません。

また、ある程度システム上で自動化することができるので開発の段階で念入りに現状や改善点、要望などを把握してシステム開発する担当や外部委託先などに伝える必要があります。
そこで必要となるのが情報システム部です。情報システム部ではその会社で取り扱っている既存のシステムなどを把握していることも多くまた、システム開発担当と業務担当の間でコミュニケーションを円滑に行えるように仲介して進めることも求められます。

また、既に稼働している基幹システムにおいて、なにか不具合や障害が発生した場合にも円滑に業務が遂行できるように運用や保守を行います。

＜お悩み例＞

　＊新しいPCを導入したいのでその環境の準備をお願いしたい。

　＊外部のシステム委託先やソフトウエアベンダーとの中間に立ってシステム導入を円滑に進めて欲しい。

　＊FAX受発注、手書き検収などの帳票のやり取りをシステム化して人為的ミスを少なくしたい。

　＊商品の入値が毎日異なるので、小売側に容易にシステムでお知らせして発注してもらい易くしたい。

　＊使っていた顧客管理システムの情報が見れなくなった。どうしたらいい？

　＊販売管理システムと請求管理システムが連携していなので各システムで手作業が発生してしまう。

　　どうにかシステムを連携できるよう改善できないか？

【４】社内の環境整備・運用・保守

インターネットの環境やネットワーク・サーバー等の監視を行い、なにか不具合など障害が発生した場合に迅速に対応することが求められます。自社でネットワークやサーバーを管理されているということはある程度ITの知識がある方が設定を行い、管理をしている状況かと思います。
専用機器や回線の不具合、セキュリティ対策や情報漏洩が起こった場合に活躍します。
インターネットを閲覧中にウイルスにうっかりかかってしまったなんていう告白もお聞きします。

＜お悩み例＞

　＊新しいPCを導入したいのでその環境の準備をお願いしたい。

　＊ウイルスにかかってしまったのか変なボタン押してしまったようで変な警告が出て困ってます。

　＊IT技術の活用が増えてきたので従業員にセキュリティの重要性についての教育をしたい。

最後に・・・

このように情報システム部では、会社のニーズに合わせていろいろな業務を行うことが求めらています。
日々状況が変化していく中で、簡単なパソコンの操作方法から業務の改善や効率化を的確に要望に応じて対応してくれるはずです。対応可否はともかく、ひとまず情報システム部に相談してみるのもいいかもしれませんね。

IT化/DX化が進むなかでそれらの技術を取り入れることも難しいですが、誰がどのように導入を進め、その後の運用や管理するかなども重要な課題となってきます。

今日の内容をみて「もう少し詳しく教えて！」というご要望があればこちら（左記の「こちら」という部分をクリックすると弊社問い合わせに画面遷移します）までご連絡くださいね。

そんな情報システム部が嫌われている部署だという噂を耳にしました。社名にもなっている「情報システム部」の汚名をそそぐべく、次回は真相に迫ります。