こんにちは！ジョーシスのこばやしです。
「ITを導入したいけどどうしたらよいかわからない。」、「予算はあるけどどう進めればよいかわからない。」ITを導入したほうがいいとわかっていたとしてもなかなかどこから手を付けていいかわからず、その恩恵を受けられていない中小企業を多く目にします。
そんな企業をサポートする専門家「ITコンサルタント」の存在を耳にしたことはありますか？場合によっては少し高額ですが、お金を払えば顧客のニーズにそって業務分析や改善案の立案からシステム等の導入をおこなってくれるITコンサルタント。そんな彼らに業務改善や事業の見直しを依頼するのも手だと思います。しかし、利用方法を間違えてしまうとお金の無駄となりかねないのも事実です。そんなITコンサルタントについてこんなお悩みを頂きましたのでご一緒に見ていきましょう。
以前、ITコンサルタントを通してITにおける業務改善を行ったのですが、社内に業務改善について理解及びサポートできる者がおらず、改善後の業務は浸透せず結局元の作業工程で業務を進めることとなってしまいました。どうしたらIT知識のない社員にもわかりやすく導入を勧めることができるのでしょうか。
ITコンサルタントとは
ITコンサルタントは、一般的に企業の様々な経営上の課題を明らかにし、IT（情報技術）をもってして解決する助言やシステム導入支援を行うスペシャリストで、簡単に言えば顧客の業務を把握していかに儲けさせるか戦略を練る専門家です。
また、顧客のニーズに対してどのようなシステムが必要となるのか潜在的な課題やニーズを引き出しながら、具体的にどのようなシステムが必要なのか洗い出していくことが必要となります。その為、どれだけ顧客に寄り添って現場の状況を理解して改善方法を提案できるかがカギとなります。
具体的にどんなことをお願いできるの？
IT分野において抱えている問題や既存の業務における問題点を洗い出し、IT技術によって解決を試みるといったところから、システムの導入や開発する際のプロジェクト管理など幅広くお願いすることができます。
・アナログ管理からデジタル化/IT化/DX化を進めるための導入サポート
・経営者やIT責任者、時には現場からの現状のヒアリング・業務分析及びIT技術を用いた改善策の提案
・顧客へのシステム開発や導入などIT技術の導入提案
・IT戦略策定やIT組織（情報システム部等）立ち上げ、IT技術を屈指した企画/戦略工程を担う
・ITに関するリスク管理やセキュリティー対策を行う
上記で挙げたほかにも顧客のニーズに合わせてIT技術を屈指したサービスを提供してくれるでしょう。
ITコンサルタントを導入したいと考える理由
「アナログ管理から脱したい」、「ITを導入したい」でも、とりあえず何をしていいかわからない場合に専門家に頼りたい、ITに精通している人目線で業務を効率化したいというIT技術に詳しくない立場でも経験と知識があるコンサルタントに任せてIT技術の導入や業務改善を進めることが可能です。
また、大手企業でも第三者の意見を取り入れてよりよい環境づくりや業務改善/運用保守を進めるためにITコンサルタントを利用しているという会社もあるようです。
大きくわけて
・新規事業の戦略立案
・既存事業の見直し・効率化
この2つとなります。
文頭の例に出した企業の場合では、ITに強い人材の補強やアウトソーシングにコストを回すことができないため、まずはコンサルタントという肩書きの強みによって既存人員の意識向上をはかり、業務にITを広く浸透させることで現状の問題改善へと取り組んでいたようですね。
ITコンサルタントの具体的なストラテジー
1.ヒアリング・分析
経営層やIT部門の責任者から、現状行っている業務範囲や既存経営戦略、導入済みのシステム、業務フローなどを聞き取り調査し、それらをゼロベースの視点から整理・分析することで、IT分野における企業の課題を分析していきます。
2.提案
分析結果を踏まえて、新システムの導入など、企業の課題を解決するための提案を行います。クライアントに対し、今の課題は何か、なぜこの方法なら課題を解決できるのかを説明します。
3.マネジメント
課題解決を見据えて採用されたプロジェクトを統括し、必要な人材を集めて、チームづくりや全体の進捗管理、クオリティの管理を行います。
「ここまでやっても結果が出なかった」という回答を目にしますが、そんなことが本当にあるのでしょうか？
実際にふたを開けてみると珍しい事ではないようです。
なぜITコンサルタントは結果を残せなかったのか
十分に聞き取り調査を行って業務分析を行ったうえで提案された内容を実際に導入した結果、成功して大幅なコスト削減や売り上げに貢献している企業も多くいます。しかし、調査していくと誰もが同じように恩恵が受けられるとは限らないようです。
顧客のヒアリング不足や分析不足
現場の声をよく聞くと「コンサルタントからの聞き取り調査はシステムに関することだけだった」、「本社にある業務マニュアルが古くて最新の業務内容が反映されていないものを参考にしていた」などという事例が多発しています。
ITシステムの導入にしても、システムの業務だけを可視化したところで、それを使う前後の通常業務まで考慮しなければ上手く稼働しません。また、IT導入・改革で実施した内容（業務の変更やITシステムの内容など）がただ一度だけで完璧に効果が出るということはまずありえませんので導入後も継続して現場の意見を収集し、それを適切に業務プロセスやITシステムに反映し、業務を進化させ続ける。これをやらなければ一過性のものとなりすぐにリバウンドまたは、風化していきます。
コンサルタントの力量不足
ITコンサルタントは、顧客の問題点や課題を聞き取ったうえでニーズに沿った提案を行い、必要に応じてシステム開発者と連携してシステム構築などの提案を行うのが一般的です。
しかし、コンサルタントの中には分析ツールやチャートをうまく使いこなせずに情報収集することだけに注力してしまい、業務戦略の方向性を見失ってしまったり、分析結果の内容を提案に落とし込む際に結果をそのコンサルタントの使い慣れた言葉でまとめようとするあまりする為、わかりづらく受け入れられず浸透しずらいということもあります。
また、業務や事業を改善して利益を上げるにはある程度の経費を算出して有名なツールなどを導入ないと変わることができないなどと、時に顧客の予算以上の提案されることも多いようです。
結果、内容が乏しく、現実的ではない提案や導入後も継続して実施でき、結果が残せるような内容で無いケースが増えているようです。顧客としても情報集積などに費やした時間や経費が無駄になったかつ、負の遺産として残ってしまいます。
顧客側の知識・理解不足
どんなに素晴らしい提案をされても、顧客側の理解がなければ取り入れることは難しいでしょう。もちろん、わかりやすく相手に説明できるようにコンサルタントのコミュニケーションスキルは必要不可欠です。
そこで、コンサルタントとの窓口になっている顧客の代表者だけではなく、各業務担当毎に理解して提案に沿って業務を遂行できることが前提となります。そこには、わかりやすい説明や場合によってはマニュアルの配布、ITコンサルタントやITに精通した担当によって定期的に導入した提案の効果などを調査するなどのケアが必要となります。
ITに精通した人材の必要性
従業員に理解してもらい、浸透させるには？
前回ITによる業務改善に失敗したのは、社内に業務改善についての理解・サポートができる人物がいないことが原因でした。
たとえどんなに便利なツールや技術があったとしても、使いこなせなければ宝の持ち腐れです。
そこで考えられることとしては
・ITについての知識がない社員でもわかるように説明する
・ITを理解できる社員を雇う、もしくは育成する
この2つです。
説明するほうが手間やコストはかかりませんが、それではトラブルが起こった際に即時に対応ができません。IT技術を会社に取り入れるのであればITに精通した人物は必須です。
雇用や研修などコストはかかってしまいますが、将来的な利益を考えるとやはり一定数の人材は確保すべきと言えますね。
人材の雇用・育成が難しい場合
それでも人材の雇用や育成が難しい場合があるでしょう。その場合は、より徹底した話し合いで「どの業務をITで改善するべきか」をはっきりさせる必要があります。
そもそもITコンサルタントに業務改善を依頼したのには理由があるはずです。
例えば「お客様情報の見える化」という課題をITの力で解決したいのであれば、従業員には「社員がお客様情報を入力・送信できるシステム」と「受け取ったお客様情報をまとめるデータベース」が必要と分かります。まずは、この最低限のシステム「のみ」を導入するべきです。従業員が新しくすることを「入力・送信だけ」にしましょう。
ITに精通している従業員がいなければ、まずはだれかが代表して新しく覚えること、やることを少なくシンプルにするべきです。一気に改革することを考えず、まずは社内のなかで徐々にITに慣れることを第一にしましょう。
その後もひとつずつ、少しずつ業務改善を進めましょう。その際に「IT導入でどれだけ時間短縮・手間の削減になるか」を従業員に伝えられるとよいと思います。
業務改善を進めていくうちに、ITに関心の強まった従業員が出てくればいい流れの始まりです。そこから、モチベーションの高い人材をより教育していくことで、トラブルなどが起きた場合に対処できるようなITに精通した人材の育成へとつながることでしょう。
ITに詳しい人材がいなければ「急がば回れ」「継続は力なり」で、徐々に確実にITに慣れてもらうことを大切にしましょう！
コンサルタントのサポートを最大限に受けるために
コンサルタントの起用で上手く問題が解決できれば、また別の課題が発生した時にも引き続き同じITコンサルファームに依頼することがほとんどでしょう。
費用もスポットより月・年額プランのほうが圧倒的にコストがおさえられていますし、できれば最初から月・年額プランで依頼して、継続的にサポートを受けられることが理想といえます。
コンサルタントのサポートを最大限受けるため、コンサルタントの起用を成功させるためにはあらかじめ先々の計画を考えておくことも大切です。
例えば、通常業務はITに関する実力をつけた既存従業員が牽引し、それ以外のイレギュラーな課題解決や経営戦術立案にはコンサルタントを起用する。このような方法で業務改善ができればまさに理想的です。
そのためには経営陣が率先して現場・コンサルタントとの対等なコミュニケーションの場を培い、継続してITとマネジメントへの造詣を深めていくことが大事です。
ITコンサルタントを活用する以上、その効果は確実かつ最大限に出したいものです。効果を出せる体制や準備がつくれているか、うまく効果が出なかった場合は何が原因なのかを確実に確認して改善していきましょう。
最後に・・・
顧客の要望に応じて業務の洗い出しや改善点の提案などを支えてくれるITコンサルタント。ITコンサルタントの知識や経験によっても異なりますが、顧客側の体制一つでも意味のある依頼か、無駄になるのかわかれてしまうことがわかりました。
「必要なのはわかっているが、なかなか人材を確保できない」「やはりコンサルタントを利用してもその場限りだった」「あまり意味が分からずコンサルタントに言われるがまま対応しても難しく感じてしまい、手間に感じる。」「やはり、昔からのアナログ/手作業のマンパワーの方が安心できる。」
そんな御社に朗報です。まず初めに弊社はITコンサルティングの会社ではありません。弊社、情報システム部合同会社では、顧客の一部署として実際にあなたの「現場」で発生している作業をひとつひとつお手伝いしていきながら、効果を出していくことで業務改善に携わってまいります。
フリープラン（無償）も設けておりますので、サービスを一部体験していただいて状況を実感していただいてから他のプランに変更して引き続きご利用いただくことが可能です。
・一通り業務にITシステムを導入したけれどうまく効率化が進まない……
・IT専門家の視点でアドバイスをしてほしい！
そんな場合は、ぜひ知識・経験豊富な「専門家サポート」にぜひご相談ください！（ベーシック/プレミアムプランご利用時）
たくさんのお問い合わせやお申込みを心よりお待ちしております！
次回は「そもそもIT・DXってナニ？」という疑問にお答えし用語解説をまじえながら、日頃の業務との密接な関わりまでご説明していきます。