早速ですが、あなたは「情報システム部」と言われてなにを思い浮かべますか？
情報やシステムを扱っている？システムとかIT（読み方：アイティー。情報技術のこと）にかかわることかもしれないけど具体的にどんなことをしているの？うちの会社にはないからわからない！っといろいろな疑問やご意見があるかと思います。
経理部や営業部のようにその会社に必ずある部署や役割とは限らない情報システム部。
近年、新型コロナウイルスの影響等で会社全体で業務や事業自体の見直しが求められ、その中でいち早く注目されてたのが通称IT化と言われる、アナログ作業や紙資料を電子化し、IT技術を活用して業務効率化や人件費等のコスト削減を目指すという取り組みや、近年でも話題のIT技術を駆使して経営やビジネスプロセス/モデルを再構築する取り組み通称DX化（読み方：ディーエックスか。デジタルトランスフォーメーション化ともいう。）でした。難しい言葉ですが、今後重要になるので別の機会に詳しくお話ししますね。ひとまず今は、そんな言葉があるな程度に覚えていてください。
さらに、政府からもIT導入を積極的におこなえるように補助金などの支援が受けれるということもあり、ITを導入することを前向き検討されている企業も多い中で問題になっているのが「まずはどうしたらいいの？」「改善対象がわからない」「ITに詳しくない」など初歩的なところでつまづき、結果までに結びつかずに現状維持の状態になってしまっていることです。
最終的には、どの業務をどのようにしたら効率よく進めることができるのか、IT技術をどう利用すればよいのか的確に判断できる人材がいない為に肝心の現状業務の洗い出しや現状からの改善案などの提案を行うことができずにせっかくの機会を逃している状況です。
そこで必要となるのが情報システム部という役割です。業務の洗い出しは実務担当者でもできますがIT化/DX化を目標とする場合にはそれ相応のITの知識と経験が必要となります。
そんなITのエキスパートが担当する情報システム部。もしかすると、あなたの会社にも情報システム部が必要かもしれません。
それでは、どんなことをする部署でどのような必要性があるのか見ていきましょう。
そもそも情報システム部って何者？
近年、会社の規模やIT導入状況によっても異なりますがIT化/DX化が進み、効率よく業務をこなす上で少しでもIT技術に詳しい人の支えがない限り、ITの導入または運用は難しいといわれています。もちろん、不可能ではありません。
情報システム部は、一般的にそんなITに詳しい人が社内のシステム関係のヘルプデスク（問い合わせ窓口）としてシステム関係の運用及び保守管理している役割/部署です。会社によって担当している範囲はまちまちですが、具体的にはパソコンやメール、インターネットの接続やプリンタの使い方などの簡単なサポートからWEBサイト、基幹システム、ネットワークやサーバーなどのシステム全般を管理しています。
ある程度大きい会社では部署として「情報システム部」が設けられている場合や、システム専門の会社に外部委託して管理してもらうといった仕組みができています。
しかし、中小規模の会社のなかにはそこまでITを導入していない場合や、そこまで予算をかけることができないことから部署として設けず、少しパソコンに詳しい人がほかの業務の傍らで情報システム部のような業務を担っているという光景も目にします。
ちなみに、筆者は情報システム部がない会社に勤めた際に「こばやしさんは、すごくパソコンに詳しい」という噂だけが広まり、自分の仕事よりパソコン関係の仕事の方が多くて忙しいなんてこともありました。
それでは、まずはじめに各企業がどのように情報システム機能を管理しているかコスト別/運営上で安定してサービスを行えているか順にお話ししましょう。
【１】外部委託する場合
ITを専門とする外部企業へ情報システム部の役割を委託して対応してもらいます。こちらは、依頼する企業にもよりますが外部担当者を自社に常駐又は定期訪問してもらい、IT導入における支援やIT戦略における対応などからシステムの運用保守、システムの監視など多岐にわたってサービスを受けることが可能です。
ある程度の予算があり、大掛かりにシステム管理などを行いたい大手企業に見受けられるケースですが専門知識や経験豊富な担当者へ依頼する為、安定したサービスを受けることができますが、かなりのコストがかかるので予算を抑えたい、そこまでシステムに精通した人はいらないという企業には向いていない手法です。
【２】従業員で構成したチームで担当する場合
複数従業員で情報システム部を管理し、企業によっては担当毎に運用や企画、保守など業務を分けて臨機応変に対応しているようです。
こちらも人件コストが大幅にかかりますが、社内機密事項を外部にさらけ出すことなく、内部で連携して起こりうる課題に迅速に向き合うことが可能です。
こちらも社内の多くがパソコンを使っていて問い合わせが多発する場合や基幹システムやネットワークなど多岐に渡り管理する場合には向いていますが、問い合わせがあった場合のみ対応するといった少ない業務量の場合には人件費の無駄につながるので向いてません。
【３】ひとりで担当する場合
通称「ひとり情シス」（読み方：ひとりじょうしす）とも呼ばれおり、ITに精通した担当をひとり雇い、情報システム部の業務をひとりで遂行してもらうケースです。すべてのシステム系の案件を任すことができるのでコストを抑えて専門担当を設けたいといった場合に向いてます。
クラウド（WEBインターネットサービス）の導入が進むなかで、とりあえず少しでもITに詳しい人材を確保したいという中小企業でよくみられる手法で、人材を雇っていたとしても知識や経験にも依存するので複数の案件が発生してしまった場合に即時対応ができないといったことや、ひとりで担当するので知識の偏りにより改善への提案の質も偏ります。
【４】業務を兼任する場合
情報システム部という部署を設けず、既存の部署である経理部や総務部、時には社長自らと他の人より少しパソコンに詳しいというだけで情報システム担当として任命（勝手に親しまれている）されることがあります。
こちらは、中小企業によく見受けられる情報システム関連にコストを費やすことが難しい状況下で必要最低限の需要に対応する人材を選定し、暫定的に兼任で対応してもらっている状態です。問い合わせが少なく、内容も高度なものでなければ誰かに聞けばどうにかなる！というスタンスですね。
IT化が進み、ニーズだけが膨れ上がってしまうこともあるので担当者としては、本業務の傍らで情報システム業務を行うので本人にかなりの負担がかかってしまい、いずれかの業務に支障をきたしてしまうことも多々ありますので業務量に注意が必要です。
最後に・・・
今回は、情報システム部とはどんな部署なのかについて少し触れてみましたがどうでした？低コストでも誰かが犠牲になって成り立っている一人情シスや掛け持ち従業員があなたの会社にも実はいるかもしれません。
IT化/DX化が進むなかでそれらの技術を取り入れることも難しいですが、誰がどのように導入を進め、その後の運用や管理するかなども重要な課題となってきます。
次回は、そんな彼らがどんな仕事っぷりをしてくれるのか、どんなことを相談できるのかもう少し掘り下げていこうと思いますのでお楽しみに！