こんにちは！ジョーシスの小林です。
前回までは情報システム部についてお話ししましたが今回からは、色々な方から寄せられたよくあるお悩み相談について一緒に解決させていただこうと思います。
それでは早速一つ目のお悩みをみていきましょう！
業務を効率化するためにまずはパソコンを購入したが、どのような部分を効率化できるのかわからない。
パソコンがあらゆる！業務に取り入れられた背景
普段パソコンを使い慣れていない方は、近年のIT化・DX化の波に戸惑いがあると思います。「そもそもパソコンで何ができるのかもわからない」、「自分が操作できるのかも不安・・・」という声も。
そもそもITって？DXって？という用語解説ですが、後ほど掘り下げていく記事を配信予定ですのでお楽しみに！
たとえば出社して定例業務に取り掛かろうとした時、「今日からパソコンを立ち上げて知らないソフトウェアを使って欲しい」なんて言われたら誰でも困ってしまいますよね。パソコンが普及していなかったころ、オフィスワークに限らずすべての職業においては「紙」が必要不可欠だったと言えるでしょう。
何かを書き記したり、伝えるために人間は古来から紙を使ってきました。紙はモノとして保管ができ、メモ帳ならばすぐに取り出せる安心感もあります。
デメリットは皆さんもご存知の通り、機械にくらべて正確性とスピードに劣ってしまうこと、紛失のリスクが高いことです。
そこでパソコンやスマートフォンの圧倒的な処理能力がもたらすメリットが、人間社会の中で自然と紙という媒体に取って代わっていったのです。
現在、政府が主導している「働き方改革」の一つにはこの流れ＝ペーパーレス化も挙げられています。
先んじて推進する企業もありましたが、専門人員の不足などにより未だに旧態化している企業も多いことが現状です。
しかし、現在のコロナ禍において多くの企業が経営・雇用に様々な問題を抱えている中、業務フローを見直して生産性を維持・向上することが急務となってきています。
パソコン導入によって現場では何が起きているのか
今回はとある会社の各部署で働く人々に、どのような形でパソコンが関わっているのかをイメージしながら読んでいただければと思います。
勤怠管理
まずは一日の始まりということでこの話題から。
固定給の方も時給制の方も、毎回出退勤時間を記録し上長に承認をもらうフローを行っていると思います。
そこで、紙のタイムシートの回収ではなく全社員がパソコンを通して同じフォーマット上に直接勤務時間を登録／申請をすることにより、データをもとに給与計算などをしている側、つまり人事部門の負担が大きく軽減されることになるのです。
また、マネジメント側としても従業員の勤務時間の把握など勤怠管理が行いやすくなるという点もあります。
派遣会社勤務のAさんは「タイムシートに書かれた数字を目で追い、更にパソコンに打ち込み直すという作業は想像以上にとても疲れる……」という愚痴をよくこぼしていました。
社内外の連絡
電話を受けたりかけたりしながら必要に応じてメモを取ることは仕事以外でも重要ですよね。
大事な情報を聞き逃してしまえば、録音された通話を後で聞き返さなければいけなくなります。
コールセンターから中小企業の事務に転職したBさんによると、そもそも電話はいまだにプッシュ方式だし当然録音装置がついているわけがないから気まずくなりながら電話をかけ直して内容を聞き直す……ということもあったとか。
メールやチャットツールを導入すればその必要性が少なくなります。いつ誰からどんな連絡を受けたのか、現在自分にどのようなタスクが割り振られているのか、すべてパソコン上で管理することができ、容易にそのデータにアクセスできることは飛躍的な利便性の向上になります。
とはいえ文字だけのコミュニケーションでは意識の擦り合せが難しいので定期的な社内外のミーティングは必須になりますが、これもリモートワーク推進の流れを受けて会議室で顔を突き合わせなくても済む音声会議ソフトを導入する企業が増えていますね。
発注・在庫管理
どんなかたちであれ「モノ」を取引する業種では重要なポジションです。それ以外にも社内備品の補充などを一般事務が担当している場合があります。入出荷のたび在庫の数や状態が正しく管理されていることが理想形ですが、そうは言ってもミスを100％なくせるわけではないので、データがどんどん実在庫とズレていくのを防ぐために棚卸しという業務が存在します。
商品の仕入れには電話やFAXを使っていた会社が多いと思いますが、社内外連絡の項で述べたとおりアナログベースでは聞き間違いや伝え漏れ、記載ミスが多くなります。まずはメールを作成、もしくはベースとなるソフトウエアやシステムをパソコンに導入し、発注内容を入力していきます。
システム上から発注が入ってきて、そのまま別取引先に同一形式でデータ渡せれば非常に効率的ですが、やはり企業ごとに独自のシステムを採用している場合が多いため「A社にはメール、B社には専用システム、C社にはFAX」というフォーマットの混在が起こりやすいのが現状の課題ですね。
経理
会社の財産であるお金の管理をする部署であり簿記などの専門知識も求められるため、会計のスペシャリストが配属されている場合が多いです。ある程度ルーティン化はされているものの細々とした作業が多く、前述したようにアナログ媒体同士での数字の転記は非常にヒューマンエラーが起こりやすいものです。
ちょっとした伝票の起票ミスでも一歩間違えば重大な損失が発生することとなりかねないため、パソコンが普及してから早い段階で会計に特化したソフトウエアが需要に応じて多数作られてきました。
弥生会計という会計ソフトが多くの企業で導入されているので名前は聞いたことがあるという方もいらっしゃると思いますが、経理の求人を見ていると既に自社で導入している会計ソフトでの実務経験が求められている場合も少なくありません。
決算報告書などの重要な帳票保管や押印が必要な書類があるため、やはりいまだに紙媒体とデジタル媒体が混在している割合が大きいことも特徴です。
営業・サービス
営業職・アシスタント・広義では接客スタッフも含みますが、かつては自社の扱う商品について熟知し、顧客それぞれの動向やどのようなニーズがあるかを常に把握している一個人が市場での取引を担っていました。
個人のスキルに依存しがちだった営業にパソコンが導入されてから「CRM（読み方:シーアールエム、顧客関係管理のこと）」やより営業に特化した「SFA（読み方:エスエフエー、営業支援システムのこと）」といったソフトウエアが生まれ続けています。
CRMによって顧客属性を社内全体で共有し、SFAに活動の記録や分析を残しておくことで次の営業へと効率的に回転させることができるのです。
このように確固たるバックアップを持って顧客にアプローチをかけることが可能になり、現在に至ってインサイドセールス（見込みの高さの度合いにより非対面の手段で顧客や見込み客との接触を行う、いわゆる内勤営業のこと）という概念も生まれたのです。
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インサイドセールスについては次回以降の記事でお話したいと思います。
業務マニュアル・会議資料などの資料作成
やはり紙の資料には置き忘れや誤廃棄などのリスクがつきまといますので、記録媒体として優れているパソコンへの情報蓄積の比重は大きくなっています。それに伴い、ファイリングの前にデータをパソコンに入力する作業も発生してきます。
紙の資料は重要な知識の財産ですが、マニュアルにはない実際の業務の動きや顧客データをキャビネットに閉じ込めたり誰もわからない場所に放置しておいてはいけません。これらにパソコンから素早くアクセスできれば業務効率の飛躍的な向上に繋がります。
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部署の垣根を越えてコミュニケーションが取れる
ツールを導入するべき理由
働き方改革のひとつであり、コロナ渦下でも話題となったリモートワーク（在宅または会社から離れた場所で勤務）を潤滑にすすめる上で、現場は急速なデジタル化を求められています。
「お客様と打ち合わせしたい案件があっても今日は在宅勤務なので難しいと断られた」
「リモートワーク中に上長に確認したいことが起きたがすぐに電話がつながらない」
これらは潜在的に存在していた問題が噴出しているもので、それらを乗り越えれば社内のコミュニケーションが円滑になります。また、従業員同士のディベートも活発になり、組織上層部が意思決定を下すだけのトップダウン方式になりがちだった日本企業の経営が現場の意見を取り入れて上層部が意思決定を下すボトムアップ方式へと変わる機会が増えます。
最後に・・・
このようにパソコンを用いて、世の中にはここに書き切れないほどの業務効率化につながる手法がたくさん存在しています。
あなたの業務のニーズに合わせて小さなところから大きなところまで効率化を進めることが可能です。
そこで、弊社では業務の見直し等分析を行い、どのように改善すればいいのか、操作方法なども含めてサポートさせていただくことが可能です！！貴社の業務に特化した改善方法を的確に洗い出し、スムーズに導入から運用を行っていただけるようになります。(お申込みプランによってサポート内容が異なります)
もし、コスト面やサービス面で迷われている方がいらっしゃるようであれば、まずはフリープラン（無償）にお申込みをしていただき、弊社のサービスを一部体験していただいてから他のプランに変更していただくことをお勧めします。
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たくさんのお問い合わせやお申込みを心よりお待ちしております。
次回は、「ナレッジベース」についてのお話を詳しくさせて頂こうと思います！
本日お話ししました、トップダウンとボトムアップの両アプローチを取り入れるには、経営層の構想から現場の生の声に至るまで、全従業員が経験やノウハウをリアルタイムに積み上げていける「ナレッジベース」の構築が必須になってきます。
そんなナレッジベースについて探っていきますのでお楽しみに！